Datenschutzerklärung Pflichtangaben

Datenschutz ist heutzutage ein Thema, an dem niemand mehr vorbeikommt ob als Unternehmerin, Webseitenbetreiber, Vereinsvorstand oder Freiberufler. Sobald Sie personenbezogene Daten erheben sei es von Kunden, Mitarbeitenden oder Webseitenbesuchern sind Sie verpflichtet, darüber transparent zu informieren. Genau das macht die Datenschutzerklärung so wichtig.

Aber was muss da eigentlich genau drinstehen? Welche Pflichtangaben schreibt die Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) vor? Und worauf sollten Sie besonders achten?

Was muss in der Datenschutzerklärung stehen?

Damit Sie als Verantwortlicher rechtlich auf der sicheren Seite sind, muss Ihre Datenschutzerklärung bestimmte Inhalte enthalten. Diese Inhalte oft als Pflichtangaben bezeichnet sind in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), insbesondere in den Artikeln 13 und 14, klar geregelt. Sie dienen vor allem dazu, den betroffenen Personen vollständige Transparenz darüber zu geben, was mit ihren personenbezogenen Daten geschieht.

Zunächst ist es wichtig, dass die betroffene Person erfährt, wer für die Datenverarbeitung verantwortlich ist. Das bedeutet: Sie müssen in der Datenschutzerklärung offenlegen, wer die Daten erhebt und verarbeitet. Dazu gehört der vollständige Name beziehungsweise die Firmierung Ihres Unternehmens, die postalische Anschrift, eine Telefonnummer sowie eine E-Mail-Adresse. Diese Angabe ist gesetzlich vorgeschrieben und bildet die Grundlage für jeden weiteren Informationspunkt. Falls Sie als Unternehmen oder Organisation gesetzlich dazu verpflichtet sind, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, müssen auch dessen Kontaktdaten in der Datenschutzerklärung angegeben werden.

Ein weiterer sehr wichtiger Bestandteil ist die Information darüber, zu welchem Zweck die Daten erhoben werden. Die Besucher Ihrer Webseite, Ihre Kunden oder andere Betroffene müssen verstehen können, warum ihre Daten überhaupt verarbeitet werden. Typische Verarbeitungszwecke können beispielsweise die Abwicklung von Bestellungen, die Beantwortung von Kontaktanfragen, der Versand von Newslettern oder die Analyse des Besucherverhaltens auf Ihrer Internetseite sein. Wichtig ist, dass Sie diese Zwecke so erklären, dass auch Personen ohne juristischen oder technischen Hintergrund sie nachvollziehen können also klar, ehrlich und verständlich.

Ebenso müssen Sie darlegen, auf welcher rechtlichen Grundlage die jeweilige Datenverarbeitung erfolgt. Die DSGVO stellt dafür mehrere sogenannte „Rechtsgrundlagen“ zur Verfügung. Es kann sich zum Beispiel um eine ausdrückliche Einwilligung handeln, wie zum Beispiel wenn sich jemand freiwillig für Ihren Newsletter anmeldet. Oder um eine Verarbeitung, die zur Erfüllung eines Vertrags notwendig ist zum Beispiel, wenn jemand in Ihrem Online-Shop eine Bestellung aufgibt.

In anderen Fällen kann eine gesetzliche Verpflichtung die Verarbeitung rechtfertigen, etwa bei steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Und schließlich erlaubt auch ein sogenanntes berechtigtes Interesse die Datenverarbeitung, etwa bei der Auswertung von Webseitenbesuchen zur Optimierung Ihrer Inhalte. Es ist wichtig, dass die Rechtsgrundlage zu jedem genannten Verarbeitungszweck passt und nachvollziehbar ist, denn nur so erfüllen Sie Ihre Informationspflicht.

Darüber hinaus müssen Sie offenlegen, wer Zugriff auf die personenbezogenen Daten hat oder an wen sie übermittelt werden. In vielen Fällen arbeiten Unternehmen mit externen Dienstleistern zusammen, zum Beispiel mit Webhostern, E-Mail-Dienstleistern, Zahlungsanbietern oder Versandunternehmen. Auch die Einbindung von Analyse und Marketingdiensten kann dazu führen, dass Dritte Zugriff auf bestimmte Daten erhalten. Diese Empfänger oder Empfängerkategorien müssen in der Datenschutzerklärung genannt werden. Ziel ist es, den Betroffenen Klarheit darüber zu geben, welche Stellen ihre Daten potenziell einsehen oder verarbeiten.

Falls es im Rahmen Ihrer Tätigkeit zu einer Übermittlung personenbezogener Daten in sogenannte Drittländer außerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums kommt, muss dies ebenfalls deutlich gemacht werden. Das betrifft zum Beispiel Dienste wie Google, Meta (Facebook/Instagram), Mailchimp oder andere US-amerikanische Anbieter. In diesem Fall sind Sie zusätzlich verpflichtet, anzugeben, auf welcher Grundlage die Datenübertragung erfolgt etwa durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission oder durch sogenannte Standardvertragsklauseln, die vertraglich ein angemessenes Datenschutzniveau sicherstellen sollen.

Ein weiterer wesentlicher Punkt ist die Information darüber, wie lange die personenbezogenen Daten gespeichert werden. Die Datenschutzerklärung muss entweder konkrete Zeiträume angeben oder verständlich erklären, nach welchen Kriterien sich die Speicherdauer richtet. Ein typischer Satz, der häufig in Datenschutzerklärungen verwendet wird, lautet zum Beispiel: „Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies verlangen.“ Auch dies ist eine gesetzliche Pflichtangabe, da die betroffenen Personen das Recht haben zu wissen, wie lange ihre Daten aufbewahrt werden.

Ein besonders wichtiger Bestandteil der Datenschutzerklärung sind die Informationen über die Rechte der betroffenen Personen. Die DSGVO räumt jeder betroffenen Person eine Reihe von Rechten ein, über die sie klar und vollständig informiert werden muss. Dazu gehören das Recht auf Auskunft über die gespeicherten Daten, das Recht auf Berichtigung unrichtiger Angaben, das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“), das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Ebenso besteht das Recht, einer Verarbeitung zu widersprechen insbesondere wenn diese auf einem berechtigten Interesse basiert.

Darüber hinaus muss in der Datenschutzerklärung der Hinweis enthalten sein, dass Betroffene das Recht haben, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Auffassung sind, dass ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden. Diese Information darf nicht fehlen.

Wenn Sie personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung verarbeiten zum Beispiel beim Newsletter-Versand oder beim Setzen bestimmter Cookies, müssen Sie in der Datenschutzerklärung ausdrücklich darauf hinweisen, dass die betroffene Person ihre Einwilligung jederzeit widerrufen kann. Der Widerruf muss dabei ebenso einfach möglich sein wie die Erteilung der Einwilligung. Auch diese Klarstellung gehört zu den Pflichtangaben.

Zusätzlich gelten für Webseitenbetreiber noch spezifische Anforderungen, die sich aus der Art der Datenverarbeitung im Internet ergeben. Besonders relevant ist in diesem Zusammenhang die Nutzung von Cookies und Tracking-Technologien. Falls auf Ihrer Webseite Cookies eingesetzt werden, egal ob zur statistischen Auswertung, zu Marketingzwecken oder zur Verbesserung der Nutzererfahrung, müssen Sie dies transparent in der Datenschutzerklärung aufführen. Dabei müssen Art, Zweck und Funktionsweise der Cookies erklärt werden. Und: Für alle Cookies, die nicht technisch notwendig sind, benötigen Sie die ausdrückliche Einwilligung der Nutzer meist eingeholt über ein Cookie-Banner.

Falls Sie auf Ihrer Webseite Analyse oder Marketingtools wie Google Analytics, Matomo, Meta Pixel oder vergleichbare Dienste verwenden, müssen Sie detailliert erklären, wie diese Tools funktionieren, welche Daten sie erfassen, wohin diese übermittelt werden (z. B. in Drittstaaten), und wie Nutzerinnen und Nutzer dem widersprechen können, wie über ein sogenanntes Opt-out oder über die Einstellungen ihres Browsers. Diese Informationen sind nicht nur ein Gebot der Fairness, sondern ebenfalls gesetzlich vorgeschrieben.

Auch Formulare auf Ihrer Webseite, mit denen Nutzer Kontakt aufnehmen oder sich für einen Newsletter anmelden können, müssen in der Datenschutzerklärung berücksichtigt werden. Sie müssen offenlegen, welche Daten abgefragt werden, zu welchem Zweck sie verwendet werden, wie lange sie gespeichert werden und wer darauf Zugriff hat.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Die Datenschutzerklärung ist mehr als nur ein Pflichttext auf Ihrer Webseite. Sie ist ein zentrales Instrument der Transparenz und zeigt, dass Sie Datenschutz ernst nehmen. Wenn Sie alle gesetzlich geforderten Pflichtangaben vollständig, korrekt und verständlich aufführen, schützen Sie nicht nur sich selbst vor rechtlichen Konsequenzen sondern stärken auch das Vertrauen der Menschen, mit deren Daten Sie arbeiten.

Übersicht der Pflichtangaben in einer Datenschutzerklärung gemäß DSGVO

Wie sollte die Datenschutzerklärung gestaltet sein? Eine ausführliche Liste zur richtigen Form

Damit Ihre Datenschutzerklärung nicht nur inhaltlich korrekt, sondern auch formal rechtskonform und benutzerfreundlich ist, sollten Sie folgende Punkte unbedingt beachten:

1. Leichte Zugänglichkeit

• Die Datenschutzerklärung muss jederzeit einfach auffindbar sein.
• Am besten platzieren Sie einen deutlich sichtbaren Link im Footer (Fußzeile) Ihrer Website – idealerweise mit dem Begriff „Datenschutzerklärung“ oder „Datenschutz“.
• Der Link darf sich nicht hinter Menüs oder in langen AGB verstecken.
• Auch auf mobilen Geräten muss die Erklärung problemlos abrufbar sein.

2. Verständliche Sprache

• Verwenden Sie klare, einfache und allgemein verständliche Formulierungen.
• Vermeiden Sie juristisches Fachvokabular, das für Laien nicht nachvollziehbar ist.
• Ziel ist es, dass jede Person ohne besondere Vorkenntnisse versteht, was mit ihren Daten geschieht.
• Wenn Sie technische Begriffe verwenden müssen, erklären Sie diese kurz.

3. Übersichtliche Struktur

• Gliedern Sie die Datenschutzerklärung in klar erkennbare Abschnitte oder Kapitel (z. B. mit Überschriften).
• Nutzen Sie Aufzählungen, Zwischenüberschriften und Absätze, um Lesbarkeit und Orientierung zu erleichtern.
• Lange Textblöcke sollten vermieden werden – diese schrecken Nutzer ab und können unübersichtlich wirken.

4. Vollständigkeit der Pflichtangaben

• Achten Sie darauf, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Inhalte (Pflichtangaben) gemäß DSGVO enthalten sind.
• Diese sollten strukturiert und in logischer Reihenfolge dargestellt werden.
• Eine tabellarische Gliederung oder ein Inhaltsverzeichnis kann bei umfangreicheren Erklärungen hilfreich sein.

5. Aktualität der Angaben

• Die Datenschutzerklärung muss immer auf dem neuesten Stand sein.
• Sobald sich etwas an Ihren Verarbeitungsprozessen ändert (z. B. neue Tools, geänderte Rechtsgrundlagen, neue Dienstleister oder Formulare), muss die Erklärung entsprechend angepasst werden.
• Dokumentieren Sie Änderungen idealerweise intern – z. B. mit Versionsangaben oder Änderungsvermerken.

6. Technische Barrierefreiheit (optional, aber empfohlen)

• Achten Sie darauf, dass Ihre Datenschutzerklärung auch für Nutzer mit Einschränkungen zugänglich ist (z. B. durch Screenreader lesbar).
• Das ist zwar nicht explizit in der DSGVO vorgeschrieben, wird aber zunehmend als guter Standard erwartet insbesondere bei öffentlichen Stellen.

7. Konsistenz innerhalb der Website

• Die Inhalte der Datenschutzerklärung sollten mit anderen Informationen auf Ihrer Website übereinstimmen.
• Wenn Sie z. B. in einem Kontaktformular bestimmte Datenfelder abfragen, müssen diese exakt in der Datenschutzerklärung erklärt werden.

8. Hinweis auf Datenschutzerklärung bei Datenerhebung

• Überall dort, wo Daten erhoben werden (z. B. Formulare, Newsletter-Anmeldungen), sollten Sie direkt auf die Datenschutzerklärung verlinken oder auf sie hinweisen.
• Idealerweise mit einem Satz wie: „Weitere Informationen zum Umgang mit Ihren Daten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.“

Diese acht Punkte bilden das Fundament für eine rechtlich und praktisch solide Gestaltung Ihrer Datenschutzerklärung. Wenn Sie diese Formvorgaben mit den inhaltlichen Pflichtangaben kombinieren, sind Sie sowohl gegenüber Datenschutzbehörden als auch gegenüber Ihren Nutzern gut aufgestellt.

Vorteile von Datenschutz

1. Stärkung des Vertrauens

Datenschutz schafft Vertrauen. Wenn Unternehmen offenlegen, wie sie mit personenbezogenen Daten umgehen, und dabei transparent, verantwortungsvoll und DSGVO-konform handeln, fühlen sich Kunden, Nutzer und Partner sicherer. Dieses Vertrauen kann langfristig ein echter Wettbewerbsvorteil sein.

2. Rechtssicherheit

Die Einhaltung der DSGVO und anderer Datenschutzgesetze schützt Unternehmen vor Bußgeldern, Abmahnungen oder Imageverlust. Eine gute Datenschutzorganisation reduziert rechtliche Risiken und gibt klare Handlungssicherheit im Alltag.

3. Vermeidung von Datenmissbrauch

Strukturierte Datenschutzmaßnahmen helfen, Missbrauch, Datenpannen oder unberechtigte Zugriffe zu verhindern. Das schützt sowohl das Unternehmen vor Schäden als auch die betroffenen Personen vor Identitätsdiebstahl oder unerwünschter Werbung.

4. Wahrung der Privatsphäre

Für betroffene Personen bedeutet Datenschutz, dass ihre persönlichen Informationen nicht wahllos gesammelt oder weitergegeben werden. Sie behalten die Kontrolle über ihre Daten und können entscheiden, wem sie was preisgeben.

5. Verbesserte Prozesse im Unternehmen

Die Einführung von Datenschutzmaßnahmen zwingt Unternehmen oft dazu, ihre internen Abläufe zu analysieren und zu optimieren – etwa beim Umgang mit Kundendaten, in der IT-Sicherheit oder in der Kommunikation. Das kann langfristig Effizienzgewinne bringen.

6. Image- und Wettbewerbsfaktor

Datenschutz wird heute zunehmend als Qualitätsmerkmal wahrgenommen. Unternehmen, die offen und verantwortungsvoll mit Daten umgehen, haben oft ein besseres Ansehen – sowohl bei Kunden als auch bei Geschäftspartnern.

Nachteile bzw. Herausforderungen von Datenschutz

1. Bürokratischer Aufwand

Die DSGVO und andere Datenschutzgesetze bringen einen nicht unerheblichen Verwaltungsaufwand mit sich. Dazu gehören Dokumentationspflichten, Einwilligungsnachweise, Datenschutz-Folgenabschätzungen, Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten etc.

2. Kosten für Umsetzung

Die Einführung und Einhaltung von Datenschutzmaßnahmen verursacht direkte und indirekte Kosten – z. B. für Datenschutzberatung, technische Maßnahmen, Mitarbeiterschulungen oder die Benennung eines Datenschutzbeauftragten.

3. Komplexität und Unsicherheit

Gerade kleine Unternehmen oder Selbstständige fühlen sich häufig überfordert von den Anforderungen der DSGVO. Was genau ist erlaubt? Wo drohen Risiken? Ohne juristische oder technische Hilfe ist die Umsetzung oft nicht einfach.

4. Einschränkungen in Marketing und Analyse

Datenschutz kann die Nutzung bestimmter Tracking und Marketingtools einschränken wie, wenn keine Einwilligung für Cookies vorliegt. Das kann die Reichweite verringern oder die Auswertung von Nutzerverhalten erschweren.

5. Langsamerer Datenzugang

Strenge Datenschutzregelungen können dazu führen, dass Informationen nicht so schnell oder so umfassend verfügbar sind, wie es in manchen Situationen hilfreich wäre wie in der Kundenbetreuung oder bei der automatisierten Datenanalyse.

6. Verunsicherung bei Mitarbeitenden

Wenn Datenschutz neu eingeführt wird oder stärker kontrolliert wird, kann es zunächst zu Unsicherheiten bei Mitarbeitenden kommen: Was darf ich noch speichern? Was ist erlaubt? Was muss dokumentiert werden? Ohne klare Kommunikation entstehen Missverständnisse.

Fazit: Datenschutz ist Pflicht und Chance zugleich

Datenschutz ist mehr als nur eine rechtliche Verpflichtung. Er schützt Menschen vor Datenmissbrauch und Unternehmen vor rechtlichen Risiken. Richtig umgesetzt, fördert er Vertrauen, Qualität und Verantwortungsbewusstsein. Gleichzeitig ist es wichtig, die damit verbundenen Anforderungen realistisch zu planen und umzusetzen.

Wer Datenschutz frühzeitig und professionell integriert, verwandelt Aufwand in einen klaren Vorteil für das Unternehmen und für die Menschen, deren Daten geschützt werden.